Организация рабочего места. Офлайновый менеджер задач

Давно и с огромным удовольствием пользуюсь MS Outlook. Он и как почтовик хорош, и в качестве общего средства организации спасает во многих ситуациях, особенно в связке с MS OneNote. Заодно с переходом на 2007ю версию офиса в конце прошлого года, решил переделать и список задач.

Список задач в MS OutlookХочется видеть в нем и общие направления работ (например, “спецификация системы”), и конкретные ToDo по этим направлениям (например, “user story процесса редактирования документа” или “переименовать во всех wireframes “желтые страницы” в “ВУЗы и специальности””). Кроме того, хочется чтобы эти задачи были спланированы. Одно время я пытался ставить дату завершения каждой из задач, но в итоге приходилось утром каждого следующего дня массивно перепланировать просроченные задачи. Неожиданные дела появляются регулярно, да и ожидаемые могут отнимать времени больше задуманного.

Выручило то, что в Аутлуке можно делать группировку сразу по нескольким столбцам. Во-первых, нужно разделить открытые и выполненные задачи. Есть и предопределенное представление для этого. Но в нем почему-то убрана самая полезная вещь — верхняя строчка для быстрого добавления задачи, а с ней скорость работы близка к Excel. Во-вторых, если уходить от дат, нужен другой способ планирования. Я разбил задачи по категориям сложности/трудозатратности. Так что теперь можно выбирать работу соответственно имеющемуся времени и силам.

Категории у меня виртуальные — это заданное пользователем поле. Цветовые схемы я пытался использовать для сортировки писем, но быстро запутался в тех смыслах, которые задал им. Все-таки теги воспринимаются проще, несмотря на свой набор недостатков. Кстати, еще одно собственное поле — это название проекта. Жаль только, его нельзя сделать выпадающим списком — это бы здорово ускорило процесс.

С такой системой стало гораздо приятнее, но не хватало главного — наглядности этого списка. Каждый раз переключаться в Аутлук не особо удобно, а подходящих виджетов для боковой панели Windows Vista пока нет. Да и несмотря на категоризацию, список задач иногда великоват для быстрого восприятия. Затею с Аутлуком можно было забросить, но тут родилась недостающая связка.

Список задач с помощью Post-It NotesСпасла пробковая доска, на которой выстроилась табличка 2 на 2. Столбцами стали дни недели, строками — проекты. Информационный носитель — разноцветные стикеры Post-It минимального размера. Теперь видны основные задачи на сегодня и другие дни. В Аутлуке хранится пул ToDo и если, например, на сегодня висит стикер “правки в wireframes” у проекта BackFound, фильтрация списка задач быстро выдает список необходимых правок. А если что-то не успелось за сегодня — можно одним махом переклеить, тьфу ты, перенести задачу на более подходящий день.

Многие вещи из этого исходят из методологии самоорганизации GTD (Getting Things Done), идея с доской в немного другом виде используется в agile-методиках управления проектами. Вопрос только в том, как каждый приспособит эти идеологии для себя. Кто-то, например, использует несколько мониторов. А я сейчас ищу широкий копи-холдер для ноутбука, складывающийся в формат A4. Чтобы можно было уместить сразу две недели и иметь переносную картину дня.

P.S. Спасибо коллеге Жене Паршину за фотопомощь — сегодня вся фототехника кроме его телефона резво передумала работать.