Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 2. Решение

Исходя из описанных в первой части критериев строится вся работа с входящей информацией. Взяв за основу ключевые принципы GTD “недержания” в голове и ведения единого списка дел, я основательно обработал их напильником. Получилась достаточно стройная методика, которая держится уже не первый месяц, только хорошея с каждой неделей.

Все поступающее условно делится на три группы. Это проектные задачи (и все что с ними связано), почта и браузер. К каждой из них свой подход.

Есть три инструмента, которые помогают управляться с задачами — цветные стикеры, ежедневник и онлайновый таск-менеджер Acunote. Каждый из на своем уровне детализации и со своей частотой использования помогают выстраивать рабочий процесс.

Цветные стикеры

Разноцветные клейкие стикеры минимального размера — основа текущего процесса. С этого, в общем-то, и начиналась прошлогодняя версия методологии. На листке писалось краткое описание действия, например, “проектирование каталога” или “написать КП” (коммерческое предложение), а сам он клеился в нужном пересечении матрицы “проект” (строка) / “день недели” (столбец) на пробковой доске. Если задачу не успевалось сделать в назначенный срок, она легко переклеивалась на другую “клетку”.

Но делалось это при растущем потоке дел постоянно и такая постоянная перетасовка подрывала веру в победу. Да и сама доска хотя и находится на расстоянии вытянутой руки, в прямом поле зрения во время работы находится не она, а компьютер. В общем, методика не удовлетворяла описанным в первой части 2 и 3 обязательным пунктам, поэтому периодически приходила в заброшенное состояние.

При этом сам подход рассортированных по категориям стикеров очень удобен. Чтобы перенести задачу со дня на день, не нужно зачеркивать ее на одной странице и писать заново на другой. Меняется и порядок действий — сначала ты записываешь то что хотел и уже потом ищешь, куда это классифицировать. А значит и риск забыть, отвлекшись, минимален. Ну и много раз перечерканный бумажный лист выглядит просто неаккуратно, отбивая желание работать с ним.

Сам принцип записи на мини-листках почти не поменялся — разве что в углу сейчас пишется проект, к которому относится задача. А вот классификация теперь идет по 3 “слоям”:

  1. Критичность задачи. Выделяется цветом стикера — желтый для простых, красный для срочных и синий — для личных дел. Если по ходу дела важность поменялась — задача переписывается на другой листок.
  2. Тип задачи. Исходя из описанных в первой части 4х ролей (проект-менеджмент, проектирование, продажи, руководство отделом) стикеры разделяются на соответствующие группы.
  3. Горизонт исполнения. Планирование стало гораздо проще, когда вместо конкретных дат появились 4 группы сроков — сейчас, сегодня-завтра, на этой неделе, в ближайшие месяцы.

Задачи со сроком исполнения “на неделе” и “в ближайшем будущем”Что дальше? Задачи с горизонтами “на этой неделе” и “в ближайшие месяцы” расклеиваются по матрице на пробковой доске, где строки — это срок, а столбцы — тип задания. Те, у которых горизонт “завтра” — лежат на столе рядом с ноутбуком. Если что-то делается сегодня — стикер приклеен между клавиатурой и экраном лэптопа. Тот листок, которым я занимаюсь сейчас, висит рядом с тачпадом — так, чтобы взгляд всегда падал на него. По ходу работы выполненные задачи складываются в стопку завершенных, а если у какой-то из них меняется срок — листок переклеивается в нужный “стек” задач.

Помня о конфликте между менеджерскими и исполнительскими задачами, я стараюсь делать в начале и конце дня и недели. Идеально, если проектированию можно уделить целый день — отсутствие прерываний делает вдумчивую работу на порядок комфортнее. Хорошая память позволяет выкарабкиваться и из нагруженных дней, но в спокойные получается куда больше.

Задачи со сроком исполнения “сейчас” и “сегодня-завтра”Хотя я и стараюсь максимально отвязаться от конкретных дат, для запланированных на четкое время и число событий используется календарь в MS Outlook и таск-менеджер. Но об этом ниже.

Ежедневник

Стикеры здорово помогают разбираться в большом и часто меняющемся потоке задач. Но как раз в их гибкости и проблема. Они позволяют понять, что делать дальше, но не говорят о том, какой план в целом на сегодня. А хочется видеть четкую картинку — это позволяет и день оптимизировать, и просто чувствовать себя комфортно. Ведь не имея плана сложно сказать, насколько ты продвинулся вперед в его выполнении.

Проблему решил простой ежедневник. В нем записывается повестка дня — список проектов, которыми нужно заниматься, и общая суть дел по каждому из них. Отчасти это дублирует стикеры, но только в упрощенном виде, чтобы напомнить о них. Например, если на сегодня по проекту ACMETM назначены задачи “проектирование каталога”, “проектирование личного кабинета”, “проектирование рассылок”, то в ежедневнике будет записано “ACME — проектирование”.

По ходу выполнения задач они вычеркиваются из ежедневника, наглядно показывая продвижение по плану. При этом важно рассчитывать свои силы — не планировать на сегодня больше, чем успеется сделать. Много оставшихся на конец дня заданий — меньше доверия к инструменту. Лучше сделать что-то сверх запланированного, взяв стикер из стека задач по окончанию всех намеченных дел.

Обзор план работ по отделу на неделюТакой подход оказался полезным и для постановки задач коллегам по отделу. Хотя конкретные действия записаны в таск-менеджере, на висящей в комнате маркерной доске записываются сводка их заданий на неделю. Не знаю, правда, кому это больше помогает — мне или им, но штука полезная.

Таск-менеджер

Таск-менеджер AcunoteРаньше мне на все про все вполне хватало работающего в браузере таск-менеджера — дополнительные уровни планирования появлялись только из-за роста потока задач. Сейчас дел на порядок больше, но это не повод совсем отказываться от автоматизированных сервисов. С начала года мы активно пользуемся веб-приложением Acunote. Его главные плюсы такие же как и у системы стикеров — гибкость и легкость. Сервис заточен под agile-подходы к ведению проектов, хотя ничто не мешает пользоваться им и для классических методов.

Свои задачи я в нем уже практически не веду. Не из-за лени — основной средой должна быть какая-то одна, и у меня это метод стикеров. А вот для постановки заданий коллегам по отделу Acunote в самый раз. Причем в последнее время мы переходим на самоконтроль — большую часть задач они выставляют себе сами. Я эти списки проверяю и пишу на их основе отчеты клиенту.

Сами работы ведутся по итерациям — из общего списка задач на проект выбираются первоочередные в том количестве, которое можно успеть за неделю (или две, в зависимости от договоренности с клиентом). Работа маленькими кусочками позволяет гораздо лучше понимать, как мы движемся по плану. Да и в целом процесс идет динамичнее, когда делается несколько мини-проектов вместо одного большого.

Acunote также используется как общий инструмент между нашим отделом и командой разработки. Это в основном задачи по поддержке и доработкам того что мы спроектировали ранее. При работе над прототипами используем Trac как баг-трекер, но это уже частные случаи.

Вместе со стикерами и ежедневником, таск-менеджер позволяет управляться со всеми четырьмя типами работ — проект-менеджментом, проектированием, продажами и руководством отделом. Но есть и вспомогательные инструменты — почта и браузер, которые тоже здорово помогают в работе.

Все части материала:

4 Comments Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 2. Решение

  1. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  2. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  3. Pingback: Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разн

  4. Pingback: Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разн

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *