Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 3. Вспомогательные инструменты

В первых двух частях описаны проблема разнородного потока задач и то, как я стараюсь разруливать его. При этом у этого потока есть свои источники — дела не появляются из ниоткуда. И хотя часть из них сложно формализовать, то что удается здорово облегчает жизнь.

Инфоканалом тут могут быть почта, телефон, личные встречи, браузер, мессенджеры. По ним передаются разные типы “сообщений”:

  • Новая задача. Планируется с помощью описанных во второй части методик.
  • Новый проект. Разбивается на задачи, после чего см. пункт первый. Разбиение на задачи, само собой, также является задачей.
  • Информация к сведению. Сохраняется с помощью наиболее подходящего по типу информации инструмента.
  • Мусор. Выбрасывается. Причем лучше, если выбрасывается сразу весь поток похожих сообщений с помощью фильтров или других способов.

С телефоном, мессенджером и личными встречами справляется методика стикеров. А вот с почтой и браузером налажены свои способы работы.

Важное уточнение — я работаю на одном и том же ноутбуке на работе и дома. Единый компьютер сам по себе здорово помогает в работе — окружение настраивается раз и навсегда, информация всегда с собой, не нужна синхронизация и прочие трудности. И хотя для самой методики это не так критично, при работе с вспомогательными инструментами здорово помогает.

Почта

Почта — один из главных источников задач. Какие-то из них можно сразу ставить в план работ, какие-то требуют предварительного уточнения, для многих решением задачи является просто ответ на само письмо.

Давно и с удовольствием пользуюсь MS Outlook. Это больше чем почтовик — отличнейшее средство продуктивности, связанное с не менее чудным календарем и адресной книгой. А вместе с плагином Xobni, собирающим всю корреспонденцию по контакту, полезность Аутлука еще выше. Ему пока не хватает нормального поиска, но хорошая система категоризации и хранение писем на Gmail (где можно найти сильно потерявшееся письмо) решает большую часть проблем.

Здесь здорово работает принцип пустой папки входящих. После того как задача поставлена или решена, письмо складывается в соответствующую папку архива. Либо удаляется, если оно не понадобится позже (правда, это касается скорее сервисных и нерабочих сообщений — проектная переписка хранится в полном объеме). В итоге если в инбоксе есть какие-то письма, значит несделанные дела или незапланированные задачи остались. Если он пустой — хвостов нет. А вся нужная информация уже разложена по категориям.

Кстати, о категориях. Метод предполагает активное складывание всего и вся в архив. А значит нужна удобная система папок в почтовом ящике, чтобы знать куда положить ненужное письмо и где его потом найти, если оно вдруг понадобится. В моем Аутлуке три группы директорий — рабочая проектная и непроектная информация, а также личная переписка. В каждой из них из них — поддиректории, большинство из которых пронумеровано вдобавок к названиям, от более важных к реже используемым. Так легче ориентироваться в них, чтобы потом находить нужное “на ощупь”.

Предыстория вопроса

(Этот кусок можно пролистать)

Многие пользуются Gmail, но мне он не очень подходит — десктопное приложение быстрее и функциональнее, доступно в любой момент, имеет хорошую адресную книгу и много других приятных вещей. Но самое неудобное в гугл-почте — это отсутствие папок. Метки не позволяют сделать нужную иерархическую систему. Да и ставить их не так удобно и быстро, как раскидывать почту по директориям.

Раньше подход к работе с почтой был более автоматизированным, но при этом менее продуктивным. Была настроена целая коллекция фильтров, которая автоматически раскладывала письма по папкам. Многие из них были справочной информацией, для которой такой способ годился.

Но важные неотвеченные сообщения при пропадании из инбокса часто забывались, а значит нужно было писать о них отдельные напоминания. Теперь большинство фильтров отключены — остались только те, что раскладывают рассылки. Те же письма, что требуют внимания, разбираются и сортируются вручную. В результате во “входящих” редко бывает больше 20 сообщений. Это и глаз радует, и позволяет обойтись без раскопок в паре тысяч неопределившихся писем.

Браузер

Браузер служит и для рабочей деятельности, и для той что которая касается работы не напрямую (например, отслеживание тенденций и повышение квалификации) или вовсе не относится к делу. Все это происходит в одном и том же инструменте, который по интенсивности напоминает работу с почтовым ящиком. Часто открыто с полсотни закладок, хотя в нормальном состоянии их должно быть всего пара штук. Чтобы очистить стек, все их можно пролистать и закрыть, прочитать или сохранить на будущее. Поскольку информация имеет разную степень полезности и срок жизни, для сохранения используются соответствующие случаю сервисы:

  • Del.icio.us для всех сайтов и материалов, к которые еще пригодятся позже;
  • Vi.sualize.us для полезных и интересных изображений;
  • Plurk для скоропортящейся информации — забавной, но вряд ли понадобящейся потом;

В связке с еще одним наиполезнейшим сервисом, FriendFeed, все это создает отличный заменитель RSS-ридера. Он максимально ненавязчив, что решает главную проблему приложений для чтения RSS-лент — на них уходит слишком много времени. А значит можно найти гораздо больше полезного в работе с меньшими усилиями.

Управляться с работой помогают и другие инструменты, но связка стикеры/ежедневник/таск-менеджер вместе с почтой и браузером — ключевые элементы методики. За год она здорово поменялась и развилась — появлялись новые обязанности, менялся формат работы. Будет интересно написать о ней еще через год — возможно, придется снова адаптировать ее к грядущим изменениям.

P.S. Кстати, все изменения методики за прошедший год сохранились на фото. Вот как менялся инструментарий:

Пробковая доска

Список задач с помощью Post-It Notes Расширенная версия доски с задачами на пересечении “день недели” / “проект” Задачи со сроком исполнения “на неделе” и “в ближайшем будущем”
первая версия расширенная первая версия. заснято в момент, когда схема приказала долго жить — методика отстала от времени текущая версия

Маркерная доска

План работы команды из 3 человек на пересечении “день недели” / “участник команды” План работы команды из 5 человек на пересечении “день недели” / “участник команды” Сводка по задачам команды на пересечении “проект” / “тип работ”
первая версия расширенная первая версия вид “проекты” / “типы задач”
Сводка по задачам команды по горизонтам планирования Сводка по задачам команды по горизонтам планирования, альтернативная версия Обзор план работ по отделу на неделю
вид “проекты” / “горизонт планирования” вид “проекты” / “горизонт планирования” текущая версия

Все части материала:

10 Comments Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 3. Вспомогательные инструменты

  1. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  2. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  3. Кирилл

    > Важное уточнение — я работаю на одном и том же ноутбуке на работе и дома.

    Насколько это разумно с точки зрения “персональной продуктивности”? Если только ты не фрилансер, то работать нужно на работе, а дома – отдыхать. Если ты работаешь и дома, тогда и на работе ты не только работаешь, но и отдыхаешь. А?

    Reply
  4. Juras Vetrau

    Лев,

    Первый вариант самый удобный и наглядный, с этим не поспорю 🙂 Но он и самый затратный на поддержание, очень трудно держать его в актуальном состоянии, особенно когда среди недели все бывает, меняется по нескольку раз. Давно хочется компьютеризированный аналог такой штуки — он есть в виде плагина к таск-менеджеру Jira, но больше пока нигде не видел. Решило бы многие проблемы коммуникации.

    Reply
  5. Juras Vetrau

    Кирилл,

    Более чем разумно 🙂 Речь не идет о том чтобы работать круглые сутки, но:

    1. при моем круге обязанностей невозможно все включить в рабочий график;
    2. я могу делать небольшие дела по работе в любое время, которые в рабочей обстановке часто отвлекают — например, на письма отвечать или краткие отчеты писать
    3. мне не обязательно приезжать на работу к определенному времени — могу начать работать из дома, поставить ноутбук в hibernate и доехав до офиса продолжить с той же точки

    Ну и еще много плюсов 🙂 Этим летом был момент, когда приходилось брать много работы на дом. Но тут не в едином компьютере проблема — просто слишком мощный поток работы был. Сейчас он разрулился и если беру что-то на дом, то только кучу мелочевки. Которую можно между делом закрывать, освобождая рабочий день.

    Reply
  6. Juras Vetrau

    gite,

    Lifestreaming-сервис — не тот инструмент, происхождение которого важно. Bestpersons инструмент симпатичный, но заработавший навечно черную карму и не подходящий для работы с информацией.

    Reply
  7. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  8. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *