Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 1. Проблема

Почти три месяца не получалось добраться до блога. И дело не в отпусках — этим летом было не до отдыха. В начале весны мы начали активное продвижение нашей мини-компании по проектированию интерфейсов. Услуги оказались более чем востребованными — поток задач и проектов вырос, как говорится, dramatically, так что старые методы работы пришлось в срочном порядке совершенствовать. Плотность потока спадать и не думает, но в последнее время находиться в нем стало гораздо легче.

В прошлом году я писал о работавшей на тот момент методике. Изменения в ней с тех пор происходили регулярно, приспосабливаясь под новые условия задач. В некоторые переходные моменты какие-либо методики вообще отсутствовали — старые работать перестали, а к новым еще не появилось четких требований.

Главная причина всех этих перемен — частая смена “контекста” работы. Становится больше проектов и способы работы с ними тоже отличаются. Процент менеджерских задач также растет, вступая в конфликт с задачами исполнительскими. В общем, скорость изменений такая, что четко формализованные методы либо быстро устаревают, либо “ломаются” о нестандартные ситуации. Если налаженную схему немного “запустил”, перед тем как пользоваться ей снова придется разгрести завал. Время на это есть не всегда, так что ситуация усложняется еще сильнее.

К той методике, которая бы работала и не ломалась, есть несколько требований:

  1. Доступность в любой момент. Минимум специального ПО, все должно по возможности делаться подручными средствами. Записать что-то важное и срочное должно быть возможно без особых усилий и сложных инструментов.
  2. Гибкость. Формат записи не должен накладывать особых ограничений. Важно, чтобы в спешке можно было за пару секунд в любой понятной форме пометить, что именно нужно не забыть. Как только появляются какие-то четкие правила классификации, время на запись каждой задачи увеличивается. Нагрузка на осознавательный аппарат при этом тоже растет, мешая всему остальному. Кроме того, быстро появляются исключения из классификации, что ломает стройную систему и вгоняет в еще большие ступоры.
  3. Наглядность. Список задач должен быть всегда на виду, в любое время. Если он запрятан в какой-то программе, ее нужно постоянно запускать или переключаться к ней. Это лишнее действие, на которое во многих случаях просто нет времени, а значит появится желание сэкономить. Либо просто не будет возможности сделать его — компьютер не всегда под рукой и не всегда включен.
  4. Минимальное количество списков задач. Важно, чтобы не нужно было мысленно склеивать несколько задачников — это лишняя нагрузка, на которую часто нет времени, и которая со временем заставит плюнуть на такую сложную методику. Основным лучше считать только один такой список, все остальные должны быть вспомогательными.

В общем, нужно максимально упрощать задачу по постановке и контролю задач. Многое из этого описано в методике GTD. Правда, по первым двум пунктам хотелось особенно хороших показателей — все предыдущие подходы спотыкались в первую очередь о них. Да и сам GTD описывает все достаточно абстрагировано, без описания кейсов. А у каждого своя ситуация и свои текущие проблемы.

Исходя из количества и частоты уделяемого времени, мои задачи поделились на 4 типа. Список выстроился в порядке убывания необходимости держать руку на пульсе:

  • Управление проектами и аккаунт-менеджмент. Сюда входят:
    • Первоначальное планирование работ по проекту;
    • Постановка задач коллегам и контроль их выполнения;
    • Отслеживание хода проекта и внесение изменений в планы, если это необходимо;
    • Общение с клиентом по возникающим в ходе работы вопросам;
    • Отчетность клиенту по завершению этапов работ;
  • Проектирование интерфейсов. В рамках этих работ делаются:
    • Анализ предметной области, рынка и целевой аудитории;
    • Проектирование конкретных страниц и элементов интерфейса;
    • Написание спецификаций и других сопроводительных документов;
  • Продажи. Это:
    • Предварительная оценка сроков и стоимости работ;
    • Подготовка коммерческих предложений и договоров;
    • Напоминание клиенту о необходимости подписания документов и оплаты счетов;
  • Развитие отдела проектирования. Работа включает:
    • Стратегическое планирование развития отдела;
    • Планирование бюджета и контроль его исполнения;
    • Поиск сотрудников и работа с ними;
    • Маркетинг отдела;

Получается, что сейчас на мне висят задачи и менеджерские, и исполнительские. Это ведет к конфликту интересов. Как руководителю мне важно закончить работы по проекту как можно быстрее, а это значит что нужно четко следовать плану проекта. Как проектировщику — хочется глубины и качества проработки, а тут по ходу дела возникают интересные предложения, которые расширяют рамки работ.

Непосредственное проектирование занимает приличное количество времени и подразумевает “погружение” — здорово, когда ничего не сбивает с мыслей. Правда, в большинстве более-менее больших компаний человек будет участвовать сразу в нескольких проектах — а это значит, что иногда все-таки придется переключаться. Кроме того, есть еще не связанные с основной задачей дела вроде участия в совместных обсуждениях или подготовки отчетов.

При этом менеджерских задач достаточно много. Они в основном небольшие, но в сумме занимают приличную часть дня, постоянно выбивая из того самого “погруженного” состояния. Вдобавок ко всему это в разы увеличивает количество проектов, за которыми нужно следить. Короче, состояние для нервной системы взрывоопасное.

Все части материала:

8 Comments Персональная продуктивность. Методика работы с большим потоком разнородных задач, часть 1. Проблема

  1. Кирилл

    Юра, так где же выход из этого исхода? Я не хочу завтра, завтра уже поздно будет. Сегодня давай!

    Reply
  2. Juras Vetrau

    Кирилл,

    Не надо торопить события 🙂 Разбиваю на части, потому что переварить такой объем материала смогут/захотят не многие. Дальше все с подробным описанием процесса в картинках и история развития методики.

    Reply
  3. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  4. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  5. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

  6. Pingback: Персональная продуктивность. МетÐ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *